Arkivredovisning och dokumentation
Här finns information och vägledning för att ta fram de viktigaste instrumenten som behövs för att styra arkivbildningen.
Registrering av allmänna handlingar
Vid registrering av allmänna handlingar ska myndigheter ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivhantering. Det innebär att myndigheten vid strukturering av handlingarna i ärendegrupper och motsvarande ska ta ställning till om strukturen är lämplig på längre sikt. Läs mer i vår vägledning om registrering som grund för en ändamålsenlig arkivvård.
Arkivredovisning
Myndighetens arkivredovisning är ett styr- och sökinstrument till en myndighets hela handlingsbestånd. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen innebär att informationen klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att processerna och de handlingar som avsätts under processens genomförande beskrivs samt att informationens förvar redovisas.
Arkivförteckning
Myndigheter ska upprätta en systematisk arkivförteckning. Regler om arkivförteckning finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter som finns att söka fram i databasen för RA-FS. Den konsoliderade versionen underlättar att hitta vilka bestämmelser som är aktuella.
Dokumentation av elektroniska handlingar
Dokumentationen kring elektroniska handlingar fyller många funktioner; styrning och kontroll av handlingars hantering i den egna verksamheten men även vid överföring till och förvaltning hos Riksarkivet.